Η βασική δομή της οργάνωσης μεσιτικού γραφείου ποικίλλει ανάλογα με το μέγεθος και τον τύπο της επιχείρησης που ασχολείται με την διαχείριση πώλησης και αγοράς ακινήτων. Ωστόσο, οι περισσότερες μεσιτικές εταιρείες έχουν παρόμοια οργανωτική δομή, με ορισμένους βασικούς ρόλους και τμήματα.
Ο μεσίτης είναι ο επικεφαλής του μεσιτικού γραφείου και είναι υπεύθυνος για τη συνολική επιτυχία θέτοντας τις ανάλογες κατευθύνσεις και στοχοθέτηση στο υπόλοιπο προσωπικό. Ο μεσίτης είναι υπεύθυνος για την απόκτηση και τη διατήρηση των αδειών της μεσιτείας, την πρόσληψη και τη διαχείριση πρακτόρων και την επίβλεψη όλων των συναλλαγών. Ο μεσίτης μπορεί επίσης να συμμετέχει στο μάρκετινγκ και τις πωλήσεις, αλλά αυτό συνήθως ποικίλλει ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης.
Οι αντιπρόσωποι είναι οι πωλητές του μεσιτικού γραφείου. Είναι υπεύθυνοι για την εύρεση και συνεργασία με νέους αγοραστές και πωλητές ακινήτων. Οι πράκτορες συνήθως εργάζονται ανεξάρτητα, αλλά λαμβάνουν υποστήριξη από τον επικεφαλή μεσίτη όσον αφορά το μάρκετινγκ, την εκπαίδευση και τη διοικητική βοήθεια.
Το διοικητικό προσωπικό παρέχει υποστήριξη στον μεσίτη και τους πράκτορες. Τα καθήκοντά τους μπορεί είναι η επικοινωνία με τους πελάτες, να προγραμματίζουν ραντεβού και να προετοιμάζουν όλες τις διαδικασίες διεκπεραίωσης εγγράφων. Το διοικητικό προσωπικό μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση του ιστότοπου και του μεσιτικού προγράμματος που μπορεί να διαθέτει η επιχείρηση, όπως η προβολή του γραφείου στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και τις διάφορες πλατφόρμες καταχώρησης αγγελιών.
Επίσης η οργάνωση μεσιτικού γραφείου, μπορεί να περιλαμβάνει και άλλα τμήματα, όπως:
Το τμήμα μάρκετινγκ που είναι υπεύθυνο για την ανάπτυξη και την εκτέλεση της στρατηγικής μάρκετινγκ της σωστής προώθησης των ακινήτων και του γραφείου. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη δημιουργία υλικού μάρκετινγκ και την εκτέλεση διαφημιστικών καμπανιών.
Το τμήμα εκπαίδευσης είναι υπεύθυνο για την παροχή εκπαίδευσης αντιπροσώπων σε διάφορα θέματα ακίνητης περιουσίας, όπως πωλήσεις, μάρκετινγκ και άλλα νομικά θέματα.
Το τμήμα διαχείρισης συναλλαγών είναι υπεύθυνο για την παροχή βοήθειας στους πράκτορες σχετικά με τις διοικητικές λεπτομέρειες των συναλλαγών ακινήτων, όπως η προετοιμασία συμβολαίων, ο συντονισμός των επιθεωρήσεων και ο προγραμματισμός κλεισίματος της συναλλαγής.
Σε μικρότερες μεσιτικές εταιρείες, ο μεσίτης μπορεί να συμμετέχει πιο άμεσα στις καθημερινές λειτουργίες του γραφείου. Για παράδειγμα, ο μεσίτης μπορεί να συναντηθεί με πελάτες, να αναλάβει καθημερινές δραστηριότητες και κλείσιμο ραντεβού, όπως και να συντάξει συμβόλαια με αγοραστές. Ωστόσο, σε μεγαλύτερες εταιρείες, ο μεσίτης μπορεί να επικεντρώνεται περισσότερο στη διαχείριση της επιχείρησης, στην ανάπτυξη στρατηγικών μάρκετινγκ και τη πρόσληψη πρακτόρων.
Η επικοινωνία και η συνεργασία είναι απαραίτητες για την επιτυχία κάθε οργάνωσης μεσιτικού γραφείου. Οι πράκτορες πρέπει να μπορούν να επικοινωνούν και να συνεργάζονται μεταξύ τους, με τον μεσίτη και το διοικητικό προσωπικό. Αυτό είναι σημαντικό για τη διασφάλιση ότι όλες οι συναλλαγές θα διεκπεραιώνονται ομαλά και αποτελεσματικά.
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι βελτίωσης της επικοινωνίας και της συνεργασίας σε ένα γραφείο μεσιτείας. Ένας τρόπος είναι να πραγματοποιούνται τακτικές συναντήσεις όπου οι πράκτορες θα μπορούν να μοιράζονται πληροφορίες σχετικά με τους πελάτες και για τις καθημερινές δυσκολίες που αντιμετωπίζουν με σκοπό να ανταλλάσουν τεχνογνωσία για την επίλυση προβλημάτων. Αυτό μπορεί να βοηθήσει και η προμήθεια ενός μεσιτικού προγράμματος σε cloud που θα εμπεριέχει και σύστημα διαχείρισης πελατών (CRM).
